Wer kennt das nicht, denn ganzen Tag gearbeitet und doch ist am Ende nichts geschafft. Als Solo-Unternehmer hast du immer viel zu tun: Das Telefon klingelt, E-Mails müssen bearbeitet werden, Termine verwaltet und nebenbei wandert der Blick auf neue Benachrichtigungen auf dem Smartphone. Die To-Do-Liste wächst, Aufgaben werden von einem Tag zum anderen verschleppt und die Liste wird immer länger. Das sorgt für Frustration und Stress. Mit diesen 10 Tipps kannst du deine Produktivität schnell und effektiv steigern und fokussierter und zeitsparend Arbeiten.
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Aufgeräumter Schreibtisch
Schaffe einen Platz an dem du dich wohl fühlst und gerne arbeitest. Schließlich verbringst du an deinem Arbeitsplatz viele Stunden des Tages. Dein Schreibtisch muss nicht leer sein, aufgeräumt tut es auch, obwohl Leer-Schreibtischler* wie ich es eine bin, von einem leeren Schreibtisch überzeugt sind.
Grundsätzlich solltest du dich aber an die Regel halten deinen Arbeitsplatz in Ordnung zu halten, packe alles unnötige in die Schublade und behalte nur die Utensilien und Materialien auf deinem Schreibtisch die du im Moment brauchst. Motivationszettel an der Wand sind erlaubt. Verbanne Haftnotizen und Notizzettel, verwende stattdessen einen Block in A5/A4 um Notizen zu machen oder einen digitalen Aufgabenplaner.
Mache es zur Regel nach der Arbeit aufzuräumen, so wie der Handwerker nach getaner Arbeit seine Werkstatt aufräumt. Du machst das Selbe mit deinem Schreibtisch.Versinkt dein Schreibtisch im Chaos und du weißt nicht wo anfangen? Bei Förderland gibt es einen tollen Artikel der dir hilft deinen Schreibtisch schnell zu sortieren.
Plane, statt die Dinge auf dich zukommen zu lassen
Statt die Dinge einfach auf dich zukommen zu lassen, plane deinen Arbeitstag im Voraus. Nimm dir am Ende jedes Arbeitstags etwas Zeit und plane die Aufgaben für morgen. Setze nur so viele Aufgaben auf deine To-Do-Liste wie du tatsächlich erledigen kannst. Plane auch stets einen Puffer für unvorhersehbares ein. So kommt kein Stress auf, wenn etwas unerwartetes eintritt.
Störfaktoren eliminieren für maximale Konzentrationsfähigkeit
Um Aufgaben mit voller Aufmerksamkeit und effizient erledigen zu können, müssen Ablenkungen die deine Konzentration unterbrechen eliminiert werden. Schalte grundsätzlich alle Benachrichtigungen auf allen Geräten ab. Wenn du kannst, zeitweise auch Telefonanrufe. Alternativ kann hier der aktivierte Flugmodus oder Nicht stören Funktion schnell helfen.
Jochen Mai von der Karrierebibel sagt es treffend: "Das Internet ist per Konstrukt ein Unterbrechungssystem [...]. Ständige Erreichbarkeit ist ein Fetisch geworden, den wir kaum noch hinterfragen, geschweige denn zügeln.[...]
Zeitfresser bändigen, E-Mails und Social Media zu festen Zeiten
Zeitfresser lauern überall, sie saugen an der wertvollen Ressource Zeit wie ein schwarzes Loch. Die wohl größten Zeitfresser sind E-Mail und Social-Media, unsere Neugier zwingt uns weiter zu klicken und dabei die Zeit völlig außer acht zu lassen. Lege einen zeitlichen Rahmen für Zeitfresser-Aktivitäten fest und halte dich daran. Z. B. Facebook täglich max. 30 Minuten.
Arbeiten in Intervallen
Um produktiv und fokussiert arbeiten zu können braucht das Gehirn zwischen den Konzentrationsphasen regelmäßige Pausen. Es gibt Blöcke in deren Zeitraum hochkonzentriert gearbeitet wird und dazwischen kleine Pausen. Nutze hierfür einen Timer am Arbeitsplatz.
Wir bei Smartechpress organisieren unseren gesamten Arbeitstag mit Intervallen nach dem Schema 30 Minuten konzentrierte Arbeit und 5 Minuten Pause (die nicht am Arbeitsplatz verbracht werden darf!) Wir verwenden hierzu den Toggl Timetracker. Nebenbei lernst du deine Aufgaben und Ziele in kürzerer Zeit zu erreichen und somit deine kostbare Zeit effizient zu nutzen.
Erledige wichtige Aufgaben am Vormittag
Laut REFA-Normkurve liegen die Leistungshöhepunkte der meisten Menschen am Vormittag, gefolgt von einem Mittags-Tief und einem Zwischen-Hoch am frühen Abend. Plane daher, wenn möglich, wichtiges immer Vormittags ein.
Sag öfter nein
Aufgaben und Gefallen, ob bei der Arbeit oder privat, überlege gut für was und für wen du etwas tust und deine wertvolle Zeit schenkst. Hilfsbereit zu sein ist gut, aber übernimm dich nicht, das führt zu unnötigem Stress und schlechtem Gewissen.
Plane deshalb Gefallen immer in deinen Puffer ein, der dir Raum für unvorhergesehenes gibt. Für den Fall, dass es dir schwer fällt nein zu sagen, helfen dir bestimmt die 5 Tipps, wie du “nein” sagen kannst von Tania Konnerth.
Vorlagen und Checklisten
Lege dir für wiederkehrende Tätigkeiten und Ereignisse Vorlagen und Checklisten an. Einmal erstellt sind Vorlagen wahre Zeitsparer und du kannst dir sicher sein nichts zu vergessen. Erstelle so viele Vorlagen wie benötigt: Telefonnotizen, Blogartikel, Social Media Posts, Kundeninformationen, E-Mail-Antworten, Projektvorlagen,...
Gönne dir Freizeit und genieße deine freien Tage
Zeit für dich selbst, mit der Familie und Freunde ist wichtig. Selbstständig bedeutet nicht Selbst und ständig. Es bedeutet Verantwortung gegenüber dir selbst zu übernehmen. Schließe mit dir einen schriftlichen Arbeitsvertrag ab, indem deine Wochenstunden und die Anzahl freier Tage vereinbart sind. Dazu gehört eine gewisse Anzahl an Wochenstunden nicht zu überschreiten und ein bis zwei freie Tage zur Erholung einzuhalten. Hast du gelernt strukturiert und produktiv zu arbeiten, braucht es keine Überstunden mehr.
Ausreichend guter Schlaf
Zeit zur Erholung und Regeneration ist nicht nur ausgesprochen wichtig für deine Gesundheit, ein ausgeruhter Körper und Geist arbeitet zudem am produktivsten. Denke daran, du bist für deine Gesundheit und Wohlbefinden verantwortlich.
Fazit
Hast Du dir die 10 Punkte aufmerksam durchgelesen? Super! Dann kannst du jetzt anfangen diese in deinem Arbeitsalltag umzusetzen. Sicherlich wird nicht alles von Anfang an für dich funktionieren, dass ist aber kein Grund aufzugeben. Mach einfach weiter und setze die Punkte so gut es in deinem Arbeitsumfeld geht in die Tat um.
Dann wirst du schon bald deine Produktivität steigern, fokussierter, schneller, effektiv und zeitsparend Arbeiten. Verwendest du einige dieser Produktivitäts-Tipps in deinem täglichen Arbeitsprozess? Erzähle uns von deinen Erfolgen in den Kommentaren!
